10 tips, der forbedrer dine færdigheder til administration af arrangementer

Ved administration af arrangementer gælder nogle få, men afgørende regler. Alle arrangementer er forskellige. Derfor skal du selvfølgelig heller ikke planlægge og behandle alle arrangementer på samme måde. En dygtig eventmanager er lige dele fleksibel og organiseret. Du skal bruge din fleksibilitet til at tilpasse dig, lære af dine erfaringer og være forandringsparat, så dit næste arrangement kan blive endnu bedre. Software til spørgeundersøgelse om administration af arrangement kan forbedre dine færdigheder til planlægning og afvikling af arrangementer ved at strømline din tidsstyring. 

Et arrangement skal ikke bare administreres. Dine arrangementer skal være legendariske! Og med disse 10 tips er du godt på vej:

Hvilke færdigheder har en god eventmanager brug for? En god eventmanager skal først og fremmest kunne lide at tale med mennesker – og endnu vigtigere kunne lytte. 

Du skal være meget organiseret, da du som eventmanager skal behandle store mængder information. Jo tidligere du begynder planlægningen, jo bedre. Men du skal samtidig være klar til at foretage hurtige ændringer. Når alt det er sagt, skal en god eventmanager kunne bevare roen fra start til slut i alle planlægningsstadier. 

Her er de vigtigste konklusioner:

Hvis du skal koordinere med en eventplanlægger, sender vedkommende dig sikkert en liste med mål. Hvis ikke, er det vigtigt, at du arbejder sammen med din kunde om at opsætte konkrete mål for arrangementet. Gør målene så konkrete, som du kan. Hvor mange biler skal parkeringsvagterne flytte i timen? Hvor mange spørgsmål regner du med at få plads til i en Q&A-session? Sæt tal på, hvor det er muligt.

Jo hurtigere du kan bekræfte arrangementets detaljer, jo bedre. Begynd at ringe rundt og lave aftaler helt op til et år før arrangementet, så du kan få stedet på plads og få fordel af leverandørernes early bird-rabatter. Selvom det er vigtigt at indgå fleksible aftaler på dette tidlige tidspunkt (du ved for eksempel ikke hvor mange deltagere, der kommer), så vil det spare dig tid, penge og mange hovedbrud på den lange bane at kontakte steder og leverandører på et tidligt tidspunkt. Brug spørgeundersøgelser til planlægning af arrangement til at hjælpe med at indsamle vigtig information som forberedelse til dit arrangement. Her er en tjekliste til planlægning af et arrangement, som kan hjælpe dig på vej.

Hvert eneste arrangement er forskelligt. Det er leverandørerne helt klar over, og derfor tilbyder mange også skræddersyede tjenester med fleksible priser. I stedet for at indhente tilbud fra leverandører anbefaler vi, at du overvejer, hvor meget du er villig til at betale, og tilbyder leverandørerne 5-10 % mindre. På den måde er der større chance for, at du holder dig inden for dit budget, selvom leverandøren forlanger mere – og i mange tilfælde vil du spare penge.

Som eventmanager er det afgørende at kunne netværke. Sørg for at opbygge tætte relationer til de forskellige steder og leverandører, som du kan lide at arbejde sammen med. Så vil de være der for dig, når du har brug for det. Sørg også for at holde kontakten med tidligere kollegaer og frivillige. Opbyg hurtigt og nemt effektive teams af medarbejdere og frivillige ved at mobilisere dit omfattende sociale netværk.

Hold dig ikke tilbage fra at benytte ny arrangementsteknologi. Læg dig i førerfeltet ved at integrere innovative tiltag, der højner arrangementsoplevelsen. Der er mange forskellige måder at integrere ny teknologi og administration af arrangementer på:

Hvis du beslutter dig for at bruge ny teknologi til dit arrangement, skal du selvfølgelig sørge for, at der er en medarbejder til stede, som kender alt til den pågældende teknologi. Og giv vedkommende ansvaret for den tekniske fejlfinding under arrangementet.

Alle events fortjener en god generalprøve, fra de vigtige og prestigefyldte arrangementer til årets gallafest i gymnasiet. Planlæg en gennemgang med medarbejdere, frivillige – og hvis det er muligt også med talerne – en uges tid inden arrangementet. Det giver dig tid til at foretage vigtige ændringer i programmet, og medarbejdere og frivillige tid nok til at forberede sig. Test teknologien til generalprøven.

Hemmeligheden bag afviklingen af et stort arrangement er at sætte sig ind i deltagernes oplevelse. På selve dagen for arrangementet skal du fokusere på deltagerne, så meget som dine arbejdsopgaver tillader det. Læs rummet. Tal med deltagerne. Indsaml data med en spørgeundersøgelse til feedback i realtid.

Sæt altid tid af til en debriefing med dit team efter arrangementet. Diskuter, hvad der gik godt og mindre godt i en gruppe, der er sammensat af nøglemedarbejdere, alle medarbejdere eller både medarbejdere og frivillige. En debriefing er en god måde at få folks vurderinger og forslag på, mens de stadig har arrangementet i frisk erindring.

Du skal ikke bare slippe deltagere, medarbejdere og frivillige, når arrangementet er afsluttet, og alle er gået hjem. Følg op på hver gruppe via e-mail en uge efter arrangementet. Vedhæft et link til en spørgeundersøgelse til feedback, så du kan indsamle konstruktive råd via spørgsmål, der er målrettet hver gruppe:

Husk også at sende takkemails til arrangementsstedet og de leverandører, som har gjort arrangementet muligt. Fortæl, at du sætter pris på det store arbejde, de har gjort, og at du gerne vil holde kontakten.

Omsæt, hvad du har lært til handling, ved at implementere positive ændringer efter et afsluttet arrangement. Gennemgå den feedback, du modtager fra deltagere, medarbejdere og frivillige for at luge ud i uhensigtsmæssige dele af din ledelsesstil. Her er nogle forslag til, hvordan du kan løse nogle af de mest almindelige problemer:

Nu, hvor du ved, hvordan du skal forbedre dine færdigheder til administration af et arrangement, er det tid til at afprøve det i praksis. Tag din planlægning af arrangementer til et helt nyt niveau med hjælp fra SurveyMonkeys AI-drevne platform til administration af oplevelser. Strømlin din tidsstyring af arrangementer i dag.

Klar til at modtage feedback? Gør din spørgeundersøgelse til afsluttet arrangement klar. Kom i gang →