Sådan bruges fastholdelsessamtaler til at mindske medarbejderudskiftning 

Fratrædelsessamtalen er blevet en fast bestanddel i mange organisationer, når en medarbejder forlader virksomheden. Formålet med disse samtaler er at få indsigt i, hvorfor en medarbejder forlader virksomheden, og hvad der kunne have været gjort for at få medarbejderen til at blive.

Selvom fratrædelsessamtalen kan tjene et formål, så er ulempen, at disse samtaler næsten altid er for lidt og for sent, når det drejer sig om at fastholde højtydende medarbejdere.

En bedre ide? Gennemførelse af periodiske fastholdelsessamtaler for at få en større forståelse af, hvordan værdsatte medarbejdere opfatter deres job og din virksomhed – før de begynder at bruge deres frokostpause på at sende CV'er til konkurrenterne.

Fastholdelsessamtaler viser dine medarbejdere, at du værdsætter deres input og bidrag, og de kan være en del af et robust program for medarbejderengagement, der omfatter medarbejderundersøgelser, initiativer til work-life balance og bestræbelser på at skabe et mangfoldigt og inkluderende arbejdsmiljø. Fastholdelsessamtaler kan være et vigtigt værktøj i kampen mod kostbar og tidskrævende personaleudskiftning, som kan koste din virksomhed dyrt.

Tænk på, at The Society for Human Resource Management (SHRM) rapporterer, at det i gennemsnit koster en virksomhed 6 til 9 måneders løn at erstatte en medarbejder. For en medarbejder, der tjener 540.000 DKK om året, svarer det til 270.000-405.000 DKK i rekrutterings- og oplæringsomkostninger.  

Omkostningerne ved høj personaleudskiftning løber op på grund af: 

  • det konstante behov for at ansætte og oplære nye medarbejdere (ansættelsesudgifter, arbejdskraft ved oplæring, tabt salg, tabt produktivitet)
  • tab af profitabilitet 
  • lav arbejdsmoral
  • forringet produkt-/servicekvalitet
  • reduktion i afkast fra markedsføring.

Den smertefulde virkelighed er, at personaleudskiftning kan påvirke din bundlinje voldsomt. Fastholdelsessamtaler kan være en hjørnesten i din strategi til at dæmme op for strømmen, samtidig med at de giver vigtige indsigter, der gør det muligt for dig at foretage løbende forbedringer og gøre din virksomhed til et sted, hvor folk har lyst til at komme og blive.

Der er en grund til, at virksomhedsledere ofte siger, at medarbejderne er deres mest værdifulde aktiv.

Fordi det er sandt.

Utallige undersøgelser har vist, at stærkt medarbejderengagement, tilfredshed og moral fører til bedre rentabilitet og afkast og endda kan have en positiv indvirkning på en organisations markedsværdi.

Høj personaleudskiftning kan true alle disse potentielle fordele gennem omkostningerne og ineffektiviteten ved at ansætte og oplære nye medarbejdere, og den afsmittende effekt, som personaleudskiftning har på medarbejdernes produktivitet og moral. Med tiden kan en høj personaleudskiftning også have en negativ indvirkning på din virksomheds omdømme.  Kunder og forbrugere er velinformerede nu om dage, og nogle bliver måske skeptiske over for at handle med virksomheder, hvor de får en ny account executive hver anden måned, ikke får den ekspertise, de forventer ved et servicetilkald, eller føler, at de medarbejdere, de interagerer med, ikke er tilfredse. Høj personaleudskiftning kan resultere i følgende:

Når du ansætter en medarbejder, foretager du en investering. Du investerer tid, penge og ressourcer i at sikre, at den nye medarbejder fuldt ud forstår, hvordan vedkommende gør sit job godt og får en stærk fornemmelse af din virksomheds kultur, mission og brand. Når du mister en højtydende medarbejder på grund af personaleudskiftning, mister du også en stor del af de investeringer, du har foretaget for at hjælpe vedkommende med at få succes.

Endnu værre er det, at du rammes dobbelt af situationen. Når der er personaleudskiftning, skal du også investere i at ansætte en ny. Det er tid, penge og ressourcer, som du helt sikkert kunne have brugt til at hjælpe din virksomhed med at få succes, hvis personaleudskiftningen ikke var sket.

Personaleudskiftning handler ikke kun om dem, der forlader din virksomhed. Det har også en indvirkning på dem, der bliver efterladt. Selv de bedst ledede organisationer vil opleve en vis grad af personaleudskiftning. Sådan er virkeligheden bare i erhvervslivet. Men hvis dine medarbejdere begynder at se en lind strøm af kolleger, der forlader virksomheden til fordel for andre muligheder, kan det begynde at tære på moralen og engagementet. Medarbejderne begynder måske at spørge sig selv, hvorfor så mange af deres kolleger holder op, og begynder endda at overveje, om de skal gøre det samme.

En høj personaleudskiftning kan være et hårdt slag for produktiviteten. Det første slag kommer, når en erfaren medarbejder forlader virksomheden, uden at der er nogen til at overtage vedkommendes fulde ansvar.

Det andet slag kommer i den periode, hvor der søges efter en ny medarbejder. Her kræver det, at de eksisterende medarbejdere tager noget af slæbet, hvilket øger deres arbejdsbyrde, men sandsynligvis skader den samlede produktivitet. Og fordi der kun er et vist antal arbejdstimer i døgnet, er der måske noget arbejde, der simpelthen ikke bliver udført. Afslutningsvis kan de eksisterende medarbejdere blive bedt om at hjælpe med introduktion og oplæring, når en ny person er blevet ansat, hvilket skaber endnu en distraktion fra deres rutineopgaver.

Forretningskontinuitet defineres formelt som "de processer, procedurer, beslutninger og aktiviteter, der skal sikre, at en organisation kan fortsætte med at fungere efter en driftsforstyrrelse".

Uformelt kan kontinuitet ses som at holde tingene kørende problemfrit og rettidig.

Selv de bedste virksomheder oplever forandringer og afbrydelser, men med fordelen ved lav personaleudskiftning kan virksomheder typisk navigere gennem disse perioder med begrænset negativ indvirkning. Men i miljøer med stor personaleudskiftning kan kontinuiteten lide så meget, at det kan mærkes af både medarbejdere, der finder det stadig sværere at udføre deres arbejde, og kunder, der ser en nedgang i lydhørhed, service og produktkvalitet. Dårlig forretningskontinuitet kan føre til en farlig spiral, der kan bringe din virksomheds succes – og endda overlevelse – i fare.

Fastholdelsessamtaler er en vigtig strategi til at afværge disse potentielle risici, før de bliver til virkelighed. Gennem fastholdelsessamtaler kan ledere holde kontakten til deres teammedlemmer og få en bedre fornemmelse af deres tankegang og de problemer, der kan påvirke deres produktivitet, moral og engagement i organisationen.

Fastholdelsessamtaler er planlagte og i høj grad strukturerede samtaler, der hjælper ledere med at forstå, hvorfor medarbejdere bliver – og hvad der kan få dem til at forlade virksomheden. I en effektiv fastholdelsessamtale stiller lederen standardiserede, strukturerede spørgsmål på en afslappet og konverserende måde.

Typisk tager de fleste fastholdelsessamtaler omkring en halv time, to til tre gange om året. Men selvom den afsatte tid er minimal, er det potentielle udbytte betydeligt, både når det gælder om at få indsigt i, hvilke faktorer der får dine medarbejdere til at blive, og hvilke problemer der kan få dem til at overveje at forlade virksomheden.

Disse indtjekninger kan være særligt værdifulde for medarbejdere, der præsterer godt, så man kan komme i kontakt med dem i god tid, før de for alvor overvejer at sige op. Du kan få deres direkte feedback på, hvad der motiverer dem til at blive hos dig, og hvad der kan lokke dem til at arbejde for en anden.

Fastholdelsessamtaler er en ægte win-win for din virksomhed og dine medarbejdere.

Alene det, at du gennemfører disse samtaler, sender et stærkt budskab til dine medarbejdere om, at de bliver hørt, og at de har mulighed for at dele eventuelle bekymringer såvel som deres påskønnelse af det, der fungerer godt.  

For din virksomhed kan fastholdelsessamtaler hjælpe dig med at identificere tidlige advarselstegn, der kan føre til højere personaleudskiftning. Det kan være særligt nyttigt til at identificere tendenser, der kan påvirke flere af dine top-performere. Det giver dig både tid til og grundlag for at foretage meningsfulde ændringer, der viser, at du er lydhør over for medarbejdernes bekymringer, samtidig med at du mindsker risikoen for en masseflugt af dine bedste medarbejdere.

Det er svært at kvantificere den præcise rolle, som fastholdelsessamtaler spiller for at holde på dine bedste medarbejdere og reducere din samlede personaleudskiftning. Men der er ingen tvivl om, at fastholdelsessamtaler kan være en vigtig søjle til at forbedre medarbejdernes engagement. Og forskning har konsekvent vist, at virksomheder, der har et stærkt engagement, drager fordel på mange måder, herunder stærkere fastholdelse, øget medarbejdertilfredshed og bedre rentabilitet og afkast.

Der er et gennemprøvet ordsprog: "Hvis du vil høre nogens mening, skal du bare spørge".

Alligevel er der overraskende mange organisationer, der ikke gør netop det – eller ikke gør det på en meningsfuld og konsekvent måde. Nogle spørger slet ikke, andre taler om en "åben-dør-politik", men gør ikke meget for at tilskynde det eller definere præcis, hvad det betyder. Andre igen venter måske til en fratrædelsessamtale – og på det tidspunkt er det sandsynligvis for sent at gøre noget meningsfuldt for at overbevise en medarbejder med den ene fod ude af døren om at blive. Selv tilfælde, hvor en fratrådt medarbejder overtales til at blive for at få en højere løn, en forfremmelse eller andre frynsegoder, ender typisk ikke godt. Nogle amerikanske undersøgelser har vist, at mellem 50 % og 80 % af de medarbejdere, der accepterer et modtilbud i sidste øjeblik, frivilligt forlader virksomheden inden for seks måneder.  

Omvendt giver fastholdelsessamtaler flere fordele, blandt andet:

  • øget medarbejderengagement
  • evnen til at identificere advarselstegn og foretage meningsfulde ændringer
  • forbedret fastholdelse af medarbejdere.

Fastholdelsessamtaler er helt klart et smart træk for både store og små organisationer. Men det er vigtigt at være hensynsfuld og strategisk i forhold til, hvordan du gennemfører samtalerne, så du får det maksimale udbytte af ærlig og tydelig feedback fra dine medarbejdere. Nogle af de vigtigste overvejelser, når man gennemfører fastholdelsessamtaler, omfatter:

  • Planlæg i god tid: Dine medarbejdere har travlt, og deres tid er værdifuld. Tilrettelæggelse af en spontan fastholdelsessamtale viser ikke kun manglende respekt for disse realiteter, men det kan også få dine medarbejdere til at være mere forsigtige eller bekymrede for, at det er et præstationsproblem, som har foranlediget mødet. Det er ikke den tankegang, du ønsker, at de skal have, når de går ind til samtalen.
  • Sørg for, at formålet med mødet er klart for medarbejderne: Vær åben om, hvad en fastholdelsessamtale er, og at du gennemfører den for at få en bedre forståelse af, hvad der fungerer – og hvad der ikke gør – for medarbejderne på dit team. Gør opmærksom på, at den feedback, du har modtaget, har til formål proaktivt at identificere eventuelle problemer eller barrierer for succes samt at opfange ideer til potentielle forbedringer.
  • Giv medarbejderne tid til at forberede sig: Ingen kan lide at blive overrasket, så det er vigtigt, at du giver dine medarbejdere god tid til at forberede sig på en fastholdelsessamtale. Ideelt set har du allerede tydeligt angivet formålet med mødet. Det er god praksis at give dine medarbejdere en overordnet oversigt over de emner, I vil diskutere, så de kan samle deres tanker og være velforberedte på at udtrykke dem, når I rent faktisk sætter jer ned til samtalen. Hvis du gennemfører spørgeundersøgelser om medarbejdertilfredshed forud for fastholdelsessamtalerne, kan det også give dig vigtige indsigter, som du kan dykke dybere ned i under samtalerne.
  • Vælg behagelige omgivelser for medarbejderen: En fastholdelsessamtale skal føles som en samtale, ikke et forhør. De omgivelser, du vælger, kan i høj grad være med til at formidle det budskab. Vælg et sted, der er mest behageligt og privat for den medarbejder, du har en samtale med. Fastholdelsessamtaler afholdes bedst personligt, hvor du kan tage udgangspunkt i kropssproget og føre en engagerende samtale. Hvis du er nødt til at foretage samtalerne via videokonference, skal du vælge et passende tidspunkt, når der ikke er for travlt.
  • Hold fastholdelsessamtaler adskilt fra personalevurderinger: Fastholdelsessamtaler vender op og ned på præstationssamtaler. I bund og grund evaluerer dine medarbejdere dit ledelsesteams præstationer og din organisation som helhed. Derfor skal du gøre det klart, at denne samtale er helt adskilt fra præstationsvurderingen – og at det, de siger, ikke vil have nogen indflydelse på den vigtige samtale.

Nu har du planlagt dine fastholdelsessamtaler, du har tydeligt formidlet formålet, og du har identificeret det bedste sted at gennemføre dem. Så hvad vil du helt konkret spørge om? De bedste fastholdelsessamtaler finder en balance mellem at stille nogle allerede fastlagte spørgsmål og samtidig give samtalen mulighed for at gå i andre uforudsete retninger for at få en dybere forståelse af, hvad din medarbejder tænker og mener.

De bedste spørgsmål til fastholdelsessamtalen skal hjælpe medarbejderne med at forstå, at:

  • du sætter pris på deres loyalitet: Alle kan lide at få et kompliment – også dem, der måske siger noget andet. Med det i tankerne kan du overveje at formulere spørgsmålene på en måde, der formidler denne påskønnelse. En måde at gribe det an på er at fremhæve noget, de er gode til, eller en af deres seneste sejre som en del af et spørgsmål, der fokuserer på, hvad der giver dem den største tilfredsstillelse i deres arbejde. Men pas på: Smør ikke for tykt på. Medarbejderne vil mærke, hvis du prøver at smigre dem eller overdriver med ros, og det kan have den stik modsatte effekt af det, du stræber efter
  • du er interesseret i mere end bare præstation: At vinde er ikke alt ...punktum. Selvfølgelig er en god præstation højt skattet og i sidste ende nøglen til en medarbejders – og din virksomheds – succes. Men medarbejderne skal forstå, at du ikke kun interesserer dig for deres resultater, men også for, hvem de er som person, og hvilke udfordringer de kan møde fra tid til anden. Når du viser autentisk empati og forståelse, bliver dine medarbejdere forsikret om, at deres meninger og tanker er værdsatte i din virksomhed
  • du er åben over for ændringer: Den bedste måde at dræbe en fastholdelsessamtale på er at sende et signal om, at du bare spiller spillet, og at det, du hører, ikke vil medføre nogen meningsfuld ændring. Omvendt ønsker du ikke at skabe forventninger om, at der kan ske store forandringer, og så ikke være i stand til at levere på den anden side. Ærlighed er den bedste politik her, så gør det klart for medarbejderen fra starten, at du sætter pris på vedkommendes feedback, og at dit mål er at gøre, hvad der er muligt for at løse problemer eller foretage forbedringer.

De bedste spørgsmål til fastholdelsessamtalen hjælper dig med at opdage:

  • advarselstegn, der indikerer, at en nøglespiller har brug for mere støtte eller vejledning: Nogle medarbejdere siger måske bare lige ud, at de har brug for ekstra støtte for at fungere optimalt. Andre kan være mere tilbageholdende, men peger måske på eksempler, hvor mere støtte eller vejledning kunne have gavnet dem. I begge tilfælde giver fastholdelsessamtaler dig mulighed for at få indsigt i disse udfordringer, ofte før de bliver forværret i en sådan grad, at en nøglemedarbejder overvejer at skifte job
  • måder, hvorpå din virksomhed kan holde fast i de medarbejdere, du har investeret i: De bedste fastholdelsessamtaler identificerer både problemer og muligheder. Med det i tankerne kan disse samtaler afsløre, hvilke skridt du kan tage for at sikre, at dine bedste medarbejdere bliver hængende. Måske finder du ud af, at flere medarbejdere vil være mere produktive og engagerede gennem en hybridordning, der kombinerer fjernarbejde og arbejde på kontoret. Eller måske finder du ud af, at en af dine bedste medarbejdere trives ved at hjælpe andre med at få succes, så du kan finde mentormuligheder, der kan opfylde det behov. Disse handlinger viser dit fortsatte engagement i at investere i dine medarbejdere for at sikre, at de fortsat har det godt og vokser i deres karriere
  • billige ændringer til at bekræfte medarbejdernes engagement og forpligtelse: Hvis du ikke tidligere har brugt fastholdelsessamtaler, betragtes de som en ændring i kulturen i dit team og din organisation, som kan uddybe engagement og forpligtelse. Derudover kan samtalerne i sig selv give anledning til en række potentielle billige ændringer, der kan gøre en forskel på, hvordan medarbejderne har det med deres arbejdsliv.

Måske føler medarbejderne sig udbrændte efter en lang uge.  Hvis du indfører en politik, der giver medarbejderne mulighed for holde fri kl. 14 om fredagen, viser du, at du har hørt dem og gør noget ved det. Eller måske skal der laves nogle justeringer i kontorlandskabet for at give plads til mere spontant samarbejde eller større privatliv. Denne type handlinger viser lydhørhed og forståelse, som med tiden kan skabe stærkere engagement og loyalitet.

Du er typisk ikke på udkig efter ja-eller-nej-svar på spørgsmål til fastholdelsessamtaler. I stedet bør du fokusere på at stille åbne spørgsmål, der får medarbejderne til at tale og uddybe deres svar, så du kan få et klart billede af, hvor de er – og hvilken retning de ønsker, at deres karriere skal tage. Nogle eksempler på gode spørgsmål til fastholdelsessamtaler omfatter:

  • Hvilken slags feedback eller anerkendelse kunne du tænke dig at få om din præstation, som du ikke får i øjeblikket?
  • Hvilke talenter, interesser eller færdigheder har du, som vi kunne udnytte mere?
  • Hvad har du opnået i dit arbejde og her i firmaet, som har fået dig til at føle dig godt tilpas?
  • Hvilke former for fleksibilitet ville være nyttige til at balancere dit arbejds- og privatliv?
  • Hvis du kunne ændre én ting ved dit arbejde, dit team eller firmaet, hvad skulle det så være?

Vigtige konklusioner

Fratrædelsessamtaler har måske stadig en plads i din virksomhed. Men hvis du tilføjer fastholdelsessamtaler, kan du sikre, at du laver færre af disse fratrædelsessamtaler ved at holde dit team engageret, tilfreds og produktivt. SurveyMonkey Enterprise leverer alle de værktøjer og den teknologi, du har brug for til at skabe engagement og øge produktiviteten.