Formålet med fratrædelsessamtaler er at få indsigt i, hvorfor en medarbejder forlader virksomheden, og hvad du kunne have gjort for at få medarbejderen til at blive. Selvom fratrædelsessamtalen kan tjene et formål, er disse samtaler næsten altid uden virkning i forhold til at fastholde de bedste medarbejdere.

Du kan i stedet udføre periodiske fastholdelsessamtaler for at få en bedre forståelse af, hvordan værdsatte medarbejdere opfatter deres job og din virksomhed – før de begynder at bruge deres frokostpause på at sende CV'er til konkurrenterne.

Fastholdelsessamtaler viser dine medarbejdere, at du værdsætter deres input og bidrag. Samtalerne kan være et vigtigt værktøj i kampen mod kostbar og tidskrævende personaleudskiftning.

Omkostningerne ved høj personaleudskiftning kan medføre tab af lønsomhed, dårlig arbejdsmoral og en forringet produktkvalitet. Men fastholdelsessamtaler kan hjælpe med at vende udviklingen, give nyttig indsigt til at fastholde medarbejdere og gøre din virksomhed til en bedre arbejdsplads.

Omkostningerne og ineffektiviteten ved at ansætte og oplære nye medarbejdere kan påvirke omsætning og have en negativ indvirkning på medarbejdernes produktivitet og moral. Med tiden kan høj personaleudskiftning resultere i:

Desuden er nutidens forbrugere velinformerede, og nogle bliver måske skeptiske over for at handle med virksomheder, hvor der er en ny account executive hver anden måned, hvor de ikke får den ekspertise, de forventer ved et servicetilkald, eller hvor de føler, at de medarbejdere, de interagerer med, ikke er tilfredse. Kort sagt er medarbejdere det mest værdifulde aktiv en virksomhed har – spild dem ikke ved at behandle dem dårligt. 

Fastholdelsessamtaler er en brugbar strategi, der fokuserer på disse potentielle risici, før de bliver til virkelighed. Gennem fastholdelsessamtaler kan ledere holde kontakten til deres teammedlemmer og få en bedre forståelse af deres tankegang og de problemer, der kan påvirke deres produktivitet, moral og engagement i organisationen.

Fastholdelsessamtaler er samtaler, der hjælper ledere med at forstå, hvorfor medarbejdere bliver – og hvad der kan være årsagen til, at de forlader virksomheden. I en effektiv fastholdelsessamtale stiller lederen standardiserede, strukturerede spørgsmål på en afslappet og konverserende måde.

Typisk tager de fleste fastholdelsessamtaler omkring en halv time, to til tre gange om året. Men selvom den afsatte tid er minimal, er det potentielle udbytte betydeligt, både når det gælder om at få indsigt i, hvilke faktorer der får dine medarbejdere til at blive, og hvilke problemer der kan få dem til at overveje at forlade virksomheden.

Disse opfølgninger kan være særligt værdifulde i forhold til højt præsterende medarbejdere, så man kan komme i kontakt med dem i god tid, før de for alvor overvejer at sige op. Du kan få deres direkte feedback på, hvad der motiverer dem til at blive hos dig, og hvad der kan lokke dem til at arbejde for en anden.

Når du forstår dine bedste medarbejderes kernemotiv, kan du tilbyde dem den rette kompensation, så de bliver i din virksomhed. Gallup rapporterer for eksempel, at 64 % af medarbejdere søger en bedre balance mellem arbejde og fritid. I stedet for at opnå det hos en anden virksomhed kan du omstrukturere for at give dine bedste medarbejdere større frihed. Fastholdelsessamtaler er din guide til at øge medarbejderengagementet og mindske fratrædelse.

Fastholdelsessamtaler er en ægte win-win for din virksomhed og dine medarbejdere.

Alene det, at du gennemfører disse samtaler, sender et stærkt budskab til dine medarbejdere om, at de bliver hørt, og at de kan dele eventuelle bekymringer eller deres påskønnelse af det, der fungerer godt.

Fastholdelsessamtaler hjælpe dig med at identificere tidlige advarselstegn, der kan føre til højere personaleudskiftning. Det kan være særligt nyttigt til at identificere tendenser, der kan påvirke flere af dine bedste medarbejdere. Det giver dig både tid til og grundlag for at foretage meningsfulde ændringer, der viser, at du er lydhør over for medarbejdernes bekymringer, samtidig med at du mindsker risikoen for en masseflugt af dine bedste medarbejdere.

Det er svært at kvantificere den præcise rolle, som fastholdelsessamtaler spiller for at holde på dine bedste medarbejdere og reducere din samlede personaleudskiftning. Men forskning har konsekvent vist, at virksomheder med et stærkt engagement drager fordel på mange måder, herunder stærkere fastholdelse, øget medarbejdertilfredshed og bedre rentabilitet og afkast.

Det er nødvendigt at etablere en overskuelig proces, som alle medarbejdere forstår, for at kunne udføre effektive fastholdelsessamtaler. Eftersom formålet med fastholdelsessamtaler er at indhente oplysninger, som du kan bruge til at forbedre medarbejdertilfredsheden, bør du give dem god tid til at tænke på ideer. Ligeledes, hvis de ikke har haft en fastholdelsessamtale før, er det en god ide at forklare, hvad det er, og hvorfor de finder sted.

Med det sidste trin kan du vise dine medarbejdere, at du er interesseret i, hvad de sagde under samtalen. Der er ikke noget, der vil underminere succesen af fastholdelsessamtaler hurtigere end ikke at gøre noget ved de bekymringer og problemer, som en medarbejder har nævnt.

Foruden ordentlig planlægning og fastsættelse af mål er det afgørende at udføre samtalerne med omtanke og strategisk. Det har direkte indflydelse på evnen til at få ærlig og tydelig medarbejderfeedback. Nogle af de vigtigste overvejelser, når man gennemfører fastholdelsessamtaler, inkluderer følgende.

Dine medarbejdere har travlt, og deres tid er værdifuld. Tilrettelæggelse af en spontan fastholdelsessamtale viser manglende respekt for disse realiteter, og det kan også få dine medarbejdere til at være mere forsigtige eller bekymrede for, at det er et præstationsproblem, som har foranlediget mødet.

Vær transparent omkring, hvad en fastholdelsessamtale er, og hvorfor du foretager dem. Gør det klart, at den feedback, du modtager, har til formål proaktivt at identificere eventuelle problemer eller barrierer for succes, samt at indhente ideer til potentielle forbedringer.

Det er vigtigt, at lade dine medarbejdere vide, hvad en fastholdelsessamtale er, og give dem god tid til at forberede sig på samtalen. Ideelt set har du allerede tydeligt angivet formålet med mødet. Det er god praksis at give dine medarbejdere en detaljeret oversigt over de emner, I vil drøfte, så de kan samle deres tanker og være velforberedte på at udtrykke dem, når I rent faktisk sætter jer ned til samtalen. Hvis du gennemfører spørgeundersøgelser om medarbejdertilfredshed forud for fastholdelsessamtalerne, kan det også give dig vigtig indsigt, som du kan dykke dybere ned i under samtalerne.

En fastholdelsessamtale skal føles som en samtale, ikke et forhør. De omgivelser, du vælger, kan i høj grad være med til at formidle det budskab. Vælg et sted, der er mest behageligt og privat for den medarbejder, du har en samtale med. Fastholdelsessamtaler afholdes bedst personligt, hvor du kan tage udgangspunkt i kropssproget og føre en engagerende samtale. Hvis du er nødt til at foretage samtalerne via videokonference, skal du vælge et passende tidspunkt, når der ikke er for travlt.

Fastholdelsessamtaler er det modsatte af medarbejderpræstationsvurderinger. I bund og grund evaluerer dine medarbejdere dit ledelsesteams præstationer og din organisation som helhed. Derfor skal du gøre det klart, at denne samtale er helt adskilt fra præstationsvurderingen – og at det, de siger, ikke vil have nogen indflydelse på den vigtige samtale.

De bedste fastholdelsessamtaler finder en balance mellem at stille nogle allerede fastlagte spørgsmål og give samtalen mulighed for at gå i andre uforudsete retninger for bedre at forstå, hvad din medarbejder tænker og mener. De bedste spørgsmål til fastholdelsessamtalen skal hjælpe medarbejderne til at forstå følgende.

Alle kan lide at få et kompliment – også dem, der måske siger noget andet. Med det i tankerne kan du overveje at formulere spørgsmål, så de formidler din påskønnelse. En måde at gribe det an på er ved at fremhæve noget, de er gode til, eller en af deres seneste sejre. Men pas på: Lad være med at overdrive. Medarbejderne vil mærke, hvis du prøver at overdrive deres præstationer, og det kan have den stik modsatte effekt af det, du stræber efter.

En god præstation er højt skattet og i sidste ende nøglen til en medarbejders – og din virksomheds succes. Men at vinde er ikke alt. Medarbejderne skal forstå, at du ikke kun interesserer dig for deres resultater, men også for, hvem de er som person, og hvilke udfordringer de kan møde fra tid til anden. Når du viser autentisk empati og forståelse, bliver dine medarbejdere forsikret om, at du værdsætter deres meninger og tanker.

Fastholdelsessamtaler dig mulighed for at få indsigt i medarbejdernes udfordringer, ofte før de bliver forværret i en sådan grad, at de overvejer at skifte job. Gør det klart for medarbejderen, at du sætter pris på vedkommendes feedback, og at dit mål er at gøre, hvad der er muligt for at løse problemer eller foretage forbedringer.

De bedste fastholdelsessamtaler identificerer både problemer og muligheder. Måske finder du ud af, at flere medarbejdere vil være mere produktive og engagerede gennem en hybridordning, der kombinerer fjernarbejde og arbejde på kontoret. Eller måske finder du ud af, at en af dine bedste medarbejdere trives ved at hjælpe andre med at få succes, så du kan finde mentormuligheder, der opfylder dette behov. Disse handlinger viser dit fortsatte engagement i at investere i dine medarbejdere og sikre, at de trives og vokser i deres karriere.

Fastholdelsessamtaler kan give anledning til en række potentielle billige ændringer, der kan gøre en forskel på, hvordan medarbejderne har det med deres arbejdsliv. Du vil måske opdage, at medarbejderne føler sig udbrændte efter en lang uge. Hvis du indfører en politik, som giver medarbejderne mulighed for holde fri kl. 14 om fredagen, viser du, at du har hørt dem og gør noget ved det. Eller måske skal der laves nogle ændringer i kontorlandskabet, der kan give plads til mere spontant samarbejde eller større privatliv. Disse handlinger viser lydhørhed og forståelse, som med tiden kan skabe stærkere engagement og loyalitet.

Selvom fratrædelsessamtaler måske stadig har en plads i din virksomhed, vil behovet for dem være mindre ved at føje fastholdelsessamtaler til blandingen. Fastholdelsessamtaler kan holde dine teammedlemmer engagerede, tilfredse, produktive og motiverede. Hvad angår fastholdelsessamtaler findes der ikke et bedre system, som både er billigt, giver højt afkast og mindsker medarbejderafgang. Find et SurveyMonkey-abonnement, som fungerer for dig, hvis du har brug for redskaber og teknologi til at udføre interne medarbejderspørgeundersøgelser, indsamle resultater og drive engagement.