Administration af feedback på event: Udarbejd effektive spørgsmål til spørgeundersøgelser før og efter et arrangement

“Eventkoordinator” er regelmæssigt vurderet som et af de mest stressende jobs, der findes – lige under brandmænd, piloter og ansatte i militæret. 

Når du spurter gennem kongrescentret for at spørge efter en nødgenerator, eller febrilsk ringer til cateringfirmaet angående en manglende frokostmulighed, eller prøver at berolige din hovedtaler, som har fået et panikanfald, er opbygningen af et feedbackprogram sandsynligvis det sidste, du tænker på. Men feedback er netop det, der vil spare dig for den slags brandøvelser fremover. 

Halvtreds procent af eventeksperter planlægger at afholde en hybrid event, ifølge Eventbrite’s 2022 Pulse Report. Det giver dem mulighed for at indsame værdifulde indsigter, som kan give bedre eventoplevelser. Indsigter fra spørgeundersøgelser om arrangement kan hjælpe dig med at:

Dette er generelt den bedste fremgangsmåde for spørgeundersøgelser, men det er især vigtigt, når det gælder spørgeundersøgelser om arrangementer. Deltagerne gør dig en tjeneste ved at udfylde denne spørgeundersøgelse, så du skal respektere deres tid. Prøv at begrænse dig til 5 spørgsmål og hold dig til det væsentlige.

Brug et åbent spørgsmål eller to, når du beder om generel feedback eller ideer, men hold resten af din spørgeundersøgelse (især hvad angår spørgsmålene omkring logistik) til multiple choice-spørgsmål med svarmuligheden “Andet”.

Hvis du er nødt til at stille mere end fem spørgsmål, skal du bruge forgreningslogik når det er muligt, så du sikrer dig, at respondenterne kun ser spørgsmål, der er relevant for dem. Du skal ikke spørge dem, om de kunne lide salaten til frokost for så at finde ud af, at de ikke var der.

Ja, du vil gerne have så meget feedback på arrangementet som muligt, men det giver bagslag at forlange svar på hvert eneste spørgsmål, for det betyder, at dine respondenter skal besvare alle spørgsmål på siden, for at du kan se nogen af deres besvarelser. 

Faktisk skal du ikke gøre nogen af spørgsmålene “påkrævede”, hvis du kan undgå det. Alle data, du indsamler, er gode, og selv hvis folk springer et par spørgsmål over, får du stadig input fra deres andre besvarelser. 

Undtagelsen fra dette er spørgsmål, der bruger forgreningslogik til at placere respondenter i forskellige versioner af spørgeundersøgelsen ud fra deres besvarelser. Du er nødt til at gøre disse spørgsmål påkrævede, så prøv at anbringe dem tidligt i spørgeundersøgelsen. 

Apropos at anbringe tingene tidligt i spørgeundersøgelsen, så er her en anden bedste fremgangsmåde: Stil dine mest kritiske spørgsmål først. For de fleste events er det et bredt spørgsmål om deltagernes tilfredshed såsom “Hvordan vil du generelt vurdere arrangementet?” eller “Hvor sandsynligt er det, at du vil anbefale arrangementet til en ven?”. 

Placer dette spørgsmål på en side for sig selv, inden du går i detaljer. Når respondenter klikker på “næste,” bliver svaret indhentet og registreret af SurveyMonkey, så selv hvis de mister interessen halvvejs og ikke gennemfører spørgeundersøgelsen, får du stadig data til dit vigtigste spørgsmål. 

Placer de spørgsmål, der er sværest at besvare, til sidst. Det er bedre at få ufuldstændige data fra mange forskellige deltagere, som besvarer de første par spørgsmål, end fuldstændigt gennemførte spørgeundersøgelser om arrangementet fra færre respondenter.

Det er også en god idé at give dine spørgeundersøgelser om arrangement en form for intuitivt flow, så respondenterne kan forstå og besvare hurtigere og nemmere. Hvis du for eksempel har et par spørgsmål om arrangementets indhold på en side, og et par spørgsmål og logistikken på den næste side.

Gem alle spørgsmål om demografi til den allersidste side. De betyder ikke så meget i forhold til dine faktiske feedbackdata om arrangementet, men de kan være nyttige til filtrering og identificering af tendenser. 

Du skal ikke bare linke til din spørgeundersøgelse i din e-mail efter arrangementet. Du kan indlejre det første spørgsmål i selve e-mailen. E-mail er generelt dit primære kommunikationsmiddel med deltagerne, og hvis du indlejrer din spørgeundersøgelse direkte i din e-mail, gør du det lettere for dem at svare hurtigt og uden at skulle følge et link. Dette vil give dig højere besvarelsesprocenter og mere præcise resultater. 

En SurveyMonkey-analyse viste en stigning på 22 % i åbninger af spørgeundersøgelsen, når spørgeundersøgelsens første spørgsmål stod lige i e‑mailen. Og ikke nok med, at respondenter er mere tilbøjelige til at åbne en spørgeundersøgelse, hvor det første spørgsmål er en appetitvækker, de er også 20 % mere tilbøjelige til at afslutte hele spørgeundersøgelsen

Hvis folk har stærke meninger om dit arrangement – uanset om de elskede det eller hadede det – er de mere tilbøjelige til at deltage i din spørgeundersøgelse og lufte de voldsomme følelser. Men hvis du vil have virkelig solide indsigter, har du brug for mere end det. Du har brug for flere besvarelser, og du har brug for flere moderate besvarelser. Den midterste gruppe af respondenter, som syntes, at dit arrangement bare var ok er vigtig. Det er dem, du kan konvertere til superfans, hvis du lytter nøje til deres feedback på arrangementet.

Hvis du vil inspirere de respondenter, som mere eller mindre hører til i den midterste gruppe, skal du strukturere din spørgeundersøgelse således, at den er så nem som muligt at svare på (kort, multiple choice osv.). Du skal også sørge for at inkludere spørgsmål med en Likert-skala (en skala med svarmuligheder, der typisk går fra “Meget uenig” til “Meget enig”) for at give de moderate en chance for at udtrykke deres mening præcist. 

Selv om det er nyttigt at høre om deltagernes overordnede oplevelse ved hjælp af en spørgeundersøgelse efter arrangementet, kan det også være en fordel at udsende spørgeundersøgelser under arrangementet, hvis det strækker sig over mere end en dag. 

For eksempel kan et kort spørgeskema bruges efter hver session for at få indsigt i specifikke sessioner i arrangementet. Til denne type spørgeundersøgelser er det bedst at begrænse antallet af spørgsmål til højst fem. Sørg for at holde spørgsmålene korte, og skriv dem som lukkede spørgsmål, så de er lettere at svare. Det er også nyttigt at have en liste med multiple choice-svar eller en vurderingsskala, fordi det giver deltagerne muligheder uden at skulle bruge for meget tid på det. 

Her er nogle gode råd til, hvordan du laver en spørgeundersøgelse til feedback på arrangement: 

Er du i tvivl om, hvilken slags spørgsmål du skal stille? Her er 15 spørgsmål til en spørgeundersøgelse efter arrangement, som du kan stille efter dit næste arrangement.

Feedback på arrangementer er ikke altid ligetil. Nogle gange skal du pløje dig igennem modstridende rapporter og ufuldstændige data. Endnu værre er det, at dine data nogle gange bliver fordrejet af respondenter, der hastede gennem spørgeundersøgelsen uden at læse den eller simpelthen var ligeglade. En holistisk analyse af resultaterne kan hjælpe dig med at få styr på det, du ser.

Du kan bruge spørgeundersøgelser før, under og efter dit arrangement for at tilbyde deltagerne den bedst mulige oplevelse og videreudvikle din andre markedsføringsmål. Sådan gør du: 

Hvis du nogensinde har brugt en streamingtjeneste såsom Netflix eller Spotify, er det nok overflødigt at forklare dig fornøjelsen ved individuel tilpasning. Alle kan godt lide at få en oplevelse, der er skræddersyet til deres interesser. Forestil dig, hvis du kunne gøre det samme for deltagerne i dit arrangement. Det er dét, spørgeundersøgelser før arrangementer bruges til.

Med spørgeundersøgelser før arrangementet får du hjælp til at nå to primære mål: du kan udarbejde det mest relevante indhold og få styr på logistikken – spørgsmål om kostrestriktioner, transport, ankomsttider osv. I begge tilfælde gælder, at jo mere du kan planlægge på forhånd, jo bedre. 
Måden, hvorpå du opbygger din spørgeundersøgelse afhænger af dit mål, og hvor meget indflydelse du synes, dine deltagere skal have. Deltagerne kan være med til at vælge taleren eller væsentlige emner, eller du kan blot indsamle spørgsmål om foredragene på forhånd.

Måden, hvorpå du strukturerer, timer og sender dine spørgeundersøgelser før arrangementet, vil variere meget alt efter, hvor meget indflydelse du er villig til at give dine deltagere. De fleste eventplanlæggere er sandsynligvis ikke villige til at lade deres gæster vælge taleren, men at afgøre emner til et seminar eller diskussionstemaer vil kræve mere tid at analysere og implementere end en simpel spørgeundersøgelse om logistik.

Nedenfor kan du se, hvad du skal fastlægge, før du overhovedet starter din spørgeundersøgelse før arrangementet.

Dine spørgsmål i spørgeundersøgelsen vil variere alt efter, hvilket arrangement du afholder, men her kan du finde en meget generel skabelon til spørgeundersøgelse før arrangement, som du kan tilpasse til dine behov.

Her er nogle andre eksempler:

Som nævnt afhænger tidspunktet for spørgeundersøgelser før arrangementet af, hvor meget input du beder om. Det kan gøres på et par forskellige måder.

Valgmulighed 1: Send spørgeundersøgelsen 3-4 måneder før arrangementet for at få maksimal indflydelse (såsom hjælp til at vælge emner til sessionerne osv.). Det giver dig god tid til at indsamle og analysere feedback og derefter dele den med din taler. Alt efter arrangementets størrelse og talerens format kan det også give dig tilstrækkelig tid til at vælge taleren (hvis du f.eks. planlægger et internt seminar i din virksomhed i stedet for en stor konference).

Valgmulighed 2: Hvis du stiller spørgsmål om logistik og demografi (Hvor skal du bo? Hvad er din stilling?), så er 2-3 uger før arrangementet mere passende. Du får de oplysninger, du har brug for, og får deltagerne til at begynde at glæde sig til arrangementet.

Valgmulighed 3: Den sidste valgmulighed er at sende 2 spørgeundersøgelser, 1 flere måneder inden arrangementet og 1 et par uger inden. Denne valgmulighed giver dig maksimal feedback, selvom respondenterne bliver bedt om at lave lidt mere. Generelt er to korte spørgeundersøgelser spredt ud over en lang periode normalt i orden set fra en respondents oplevelsesperspektiv, men husk, at du stadig beder dem om at gøre dig en tjeneste. Du kan også vælge kun at spørge en udvalgt gruppe mennesker (mest værdifulde deltagere) i din første spørgeundersøgelse, hvilket vil reducere spørgeundersøgelsestrætheden hos andre respondenter. Det har også den ekstra fordel, at du viser din mest værdifulde deltagergruppe, hvor meget du sætter pris på deres indsigter.

Uanset hvornår du beslutter dig for at sende dine spørgeundersøgelser ud, er den bedste måde at gøre det på sandsynligvis via e-mail. Seneste data viser, at det er sådan, de fleste foretrækker at kommunikere med brands. 

Det første, du skal gøre med dine resultater, er selvfølgelig at skabe et skræddersyet arrangement. Men her er også en god mulighed for at kortlægge deltagernes demografi. Hvor mange deltager kommer langvejs fra? Hvor mange repræsentanter er der fra de forskellige brancher?

Disse oplysninger kan du bruge til at informere om fremtidige arrangementer, vurdere dine promotion før arrangementet til at finde ud af, hvem du tiltrak og hvorfor, samt filtrere for tendenser.

Nogle af disse data kan måske også hjælpe dig med at appellere ang. budgettet. Hvis du kan bevise, at dine deltagere er en målgruppe af høj værdi, og at de er interesserede i et særligt emne eller en særlig oplevelsestype, har du belæg for lidt ekstra. Eksportér dine diagrammer og grafer, og indlejr dem i præsentationer for at understrege din pointe.

Spørgeundersøgelser under arrangementet er en guldgrube for både markedsførere af arrangementer og markedsanalytikere. Det er den perfekte mulighed for at få autentiske indtryk fra deltagerne, mens de er fordybet i oplevelsen. Uanset om du er interesseret i feedback på dit produkt, selve arrangementet eller et generelt brancheperspektiv, er arrangementer en unik mulighed for at få umiddelbar indsigt i en målgruppe. 

Spørgeundersøgelser under et arrangement kan hjælpe på to forskellige måder: 1) oparbejdelse af kundeemner og 2) markedsundersøgelser. I modsætning til spørgeundersøgelser før og efter et arrangement handler disse ikke så meget om at afholde et godt arrangement og mere om at få mere ud af den.

Mange virksomheder vælger at afholde arrangementer for netop at oparbejde kundeemner. Det spiller en meget vigtig rolle, når arrangementets succes afgøres. Dit primære mål med spørgeundersøgelser til oparbejdelse af kundeemner er at gøre dine spørgeundersøgelser så smertefri og spændende som muligt.

Hvad angår markedsundersøgelser kan dine mål være lidt forskellige såsom at få indsigt i produktudvikling eller markedsføring, eller datapunkter til fremtidigt indhold. Ved hjælp af spørgeundersøgelser under arrangementet kan du få mere at vide om:

Strukturen af din spørgeundersøgelse vil være anderledes, afhængig af om du bruger den til oparbejdelse af kundeemner eller markedsundersøgelser. Til oparbejdelse af kundeemner skal du holde dig til en meget kort spørgeundersøgelse, der fokuserer på kontaktoplysninger og oplysninger om respondentens arbejdsgiver og stilling, og hvor der ikke er plads til meget andet. På den anden side vil markedsundersøgelser variere, alt efter hvad du spørger om. 

Her er et par eksempler på bedste praksis for markedsundersøgelser under et arrangement:

Bedste praksis for spørgeundersøgelser til oparbejdelse af kundeemner er meget mere ligetil: Få alle de oplysninger, du skal bruge, så kortfattede som du overhovedet kan.

Uanset hvad din anvendelsesmulighed er, vil dine metoder til at indsamle svar ofte være ens. Her er dine primære valgmuligheder:

Et ord med på vejen: Steder til store arrangementer og messer har notorisk forbindelsesproblemer, så regn ikke med, at konsekvent wi-fi understøtter deltagelser i din spørgeundersøgelse. SurveyMonkey Anywhere gør det muligt for dig at indhente svar offline. Dataene vil blive uploadet til skyen, næste gang du opretter forbindelse. 

Hvis du nogensinde har været til en konference, er du sikkert bekendt med et andet kendetegn ved personlige spørgeundersøgelser: incitamenter. T-shirts, superheltefigurer, tombolaer med mulighed for at vinde en iPad eller en potteplante – det er alt sammen en del af konferenceoplevelsen.

 Hvis du vil satse på høje besvarelsesprocenter og en automatisk belønning til deltagerne i din spørgeundersøgelse, kan du med SurveyMonkeys integration med Sendoso automatisk udløse gavekort, gaver eller andre belønninger, når nogen gennemfører en spørgeundersøgelse. 

Populære incitamenter kan være gavekort, mad eller drikke, tilbehør, firmatøj eller deltagelse i en lodtrækning. Men hvis du vil være mere kreativ, foreslår Sendoso flere unikke tilbud, herunder:

Hvis du vil vide mere om gør-det-selv-markedsundersøgelser, kan du læse mere i vores Ultimativ vejledning til markedsundersøgelse. 

Her er nogle typiske områder, der skal dækkes i en spørgeundersøgelse, som udelukkende er til oparbejdelse af kundeemner:

Spørgeundersøgelser til markedsanalyse varierer lidt mere, men bedste praksis er at vælge omkring 3 centrale områder, som du er interesseret i at få mere at vide om, og du kan så dedikere 1-2 spørgsmål til hvert område.

Lad os sige, at Spark Industries overvejer at udvikle et nyt produkt – f.eks. en rumdragt. De kan bruge SparkX til at måle interessen, vurdere eventuelle sikkerhedsproblemer og finde en mulig målgruppe.

Hvis du kunne tænke dig at sysle med din egen markedsundersøgelse, kan du få hjælp i vores Ultimativ vejledning til gør-det-selv-markedsundersøgelse.

Kiosker, plakater og messedeltagere er ensbetydende med, at dine spørgeundersøgelser under arrangementet kan være åbne, så længe dit arrangement er åbent. Områder i nærheden af toiletter og spisesteder plejer at være gode steder at sætte disse materialer op, eftersom det er mere sandsynligt, at deltagerne slentrer rundt der i pauserne (eller står i kø).

Andre muligheder for at få øje på dine spørgeundersøgelser er:

Når du har afsluttet din spørgeundersøgelse under arrangementet, kan du bruge den til et par forskellige ting.

Når dit arrangement er overstået, vil du sikkert bare åbne en flaske champagne og smide fødderne op. Men du mangler stadig en sidste ting – og hurtigt: Send din spørgeundersøgelse efter arrangementet ud. 

Sådan laver du en spørgeundersøgelse efter arrangementet:

Spørgeundersøgelser efter et arrangement er din bedste chance for at få målinger af, hvordan dit arrangement overordnet klarede sig, påvise afkastet og få indsigter til næste gang.

Spørgeundersøgelser efter et arrangement plejer at være en blanding af strukturerede spørgsmål og plads til, at deltagerne kan fortælle om deres umiddelbare indtryk. Du skal udforme din spørgeundersøgelse efter arrangementet ud fra din fornemmelse af, hvad der gik godt, og hvad der gik dårligt, men du bør også give plads til feedback med en ukendt faktor, som også kan være den mest værdifulde.

Det er sjældent, at eventplanlæggere har mulighed for at læne sig tilbage og rent faktisk opleve deres eget arrangement fuldt ud, mens det står på, hvilket betyder at de går glip af ting. Spørgeundersøgelser efter arrangementet fremhæver de sejre og tab, som du måske ikke oplevede, og giver dig en sidste chance for at komme i kantakt med deltagerne igen.

Spørgeundersøgelser efter et arrangement er ofte det sidste “berøringspunkt”, du har med deltagerne, så du kan også bruge e-mailen som en mulighed for at takke dem for at komme og opfordre dem til at gøre noget andet (såsom at tilmelde sig en mailingliste eller få kontakt med andre deltagere på LinkedIn).

Vi har indgået samarbejde med Eventbrite om at oprette en ekspertudformet skabelon til spørgeundersøgelse efter arrangement. Du kan bruge den her som udgangspunkt og tilpasse den til dine behov.

Begræns dig til et eller to åbne spørgsmål såsom “Hvad synes du bedst om ved arrangementet?” og “Hvad kan gøres bedre?” 

Det er bedst at sende dine spørgeundersøgelser efter arrangementet ud inden for én hverdag efter arrangementet. Deltagernes opfattelser bliver forvirrede. De glemmer alle detaljerne, slipper deres første instinkter og kan endda forveklse dit arrangement med andre, de har deltaget i. Hvis du indhenter feedback hurtigst muligt, får du tydeligere og mere indgående resultater. 

Hvis du ikke har lyst til at skulle tænke på at oprette spørgeundersøgelsen efter arrangementet, kan du gøre det hele nemmere ved at planlægge den på forhånd. 

Du bør også følge op med folk, som ikke besvarede din spørgeundersøgelse. (Tip: Det kan du også automatisere). Giv deltagerne et par dage til at komme til hægterne, og send derefter en påmindelse eller 2 i løbet af de næste par uger. Send aldrig mere end 3 påmindelser, og sørg for, at stoppe med at sende dem efter en måneds tid. Alle data, som du modtager så sent, vil ikke være til meget hjælp alligevel. 

Den primære årsag til at folk bruger spørgeundersøgelser efter arrangementet er for at spore gode resultater over en tidsperiode. Benchmark dine resultater i forhold til dine tidligere arrangementer for at spore fremgangen og for at se, hvordan aspekterne af dit arrangement ændrer sig med tiden. Du bør konsekvent bruge et enkelt NPS-spørgsmål i hver spørgeundersøgelse for at finde ud af, hvordan deltagerne ændrer mening.

Ærlig feedback fra deltagerne er det bedste, en markedsfører af arrangementet kan bede om, hvis du omsætter det handling. Det er altid en lærerig oplevelse. Selv hvis al din feedback ikke er fejlfri lige med det samme, er det stadig en mulighed for at innovere og vokse. 

Eventplanlægning er et ufatteligt krævende, omskifteligt og vigtigt arbejde. Giv dig selv ressourcer til at lære undervejs – inklusive feedbackværktøjer – og vær empatisk over for dig selv, mens du finder ud af, hvad der er galt. Det er altid en lærerig oplevelse.

Få adgang til SurveyMonkeys spørgsmål til en spørgeundersøgelse før arrangementet og spørgsmål til en spørgeundersøgelse efter arrangementet. Brug vores software til styring af oplevelsen til at analysere feedback fra spørgeundersøgelser om arrangementet for at få optimal indsigt.