Oprettelse og brug af klageformularer til bedre organisatorisk feedback

Du kan bruge kundeklager til at forbedre din virksomhed. Faktisk er det bedre at give kunderne en platform, hvor de kan fremføre deres utilfredshed end at lade dem give udtryk for det offentligt. Når du opretter klageformularer, giver du dig selv indflydelse til at ændre dine kunders klager til ros. 

I lighed med en feedbackformular bruges en klageformular til at give kunderne et sted at klage over en virksomhed eller anden organisation. Hvor andre formularer kan bruges, når du leder efter svar, vil en klageformular ofte blive liggende til at bruge, når nogen finder det nødvendigt. 

En online formular fortæller kunder og medarbejdere, at du er interesseret i, hvad de mener, og at de altid har mulighed for at give udtryk for deres problemer og forslag.  

Klageformularer hjælper med at kontrollere negativ feedback om dit produkt eller dine tjenester med en mulighed for at vende det til positiv feedback. De giver dig mulighed for at vurdere, hvilke dele af din organisation der skal forbedres, og hvordan du kan skabe en bedre kundeoplevelse. En klageformular kan give en detaljeret liste over måder at forbedre din virksomhed på med den rette skabelon til klageformular. Klageformularer kan ofte være mere værdifulde end generel feedback, fordi kunderne fortæller, hvad der ikke fungerer for dem, så de fungerer som en værdifuld fokusgruppe.  

Ud over kundeklager er klageformularer især nyttige for den interne drift. Medarbejdere og interessenter bør også have en platform, hvor de kan give feedback på deres arbejdsmiljø og virksomhedens overordnede drift. Da enhver virksomhed bør vide, hvad der sker i virksomheden, kan en klageformular være den mest effektive måde at komme ind til kernen af eventuelle virksomhedsproblemer på. Det er også en måde at komme potentielle problemer i forkøbet på. 

Her er et par andre grunde til, at du måske vil bruge en klageformular:

Lad os gå i dybden med, hvordan klageformularer bruges til virksomheder i forhold til medarbejdere, kunder og lejere.

En klageformular er en diskret måde for medarbejderne at udtrykke deres bekymringer på uden at kompromittere deres forhold til kolleger og ledere på arbejdspladsen. En anonym online klageformular giver også medarbejderne anonymitet til frit at udtrykke bekymringer, som de måske ellers ikke ville føle sig trygge ved at kommunikere. Og det giver dem en mulighed for at tale om berettigede problemer, der kan påvirke de større mål for din virksomhedsdrift. 

Overordnet set er der to pointer med at tilbyde medarbejdere en klageformular:

Klageformularer til kunder er en god mulighed for at vinde utilfredse kunder tilbage. Hvis en kunde tager sig tid til at klage, har du en chance for at gøre det godt igen. Derudover kan du kigge efter mønstre i dine klageformularer for at foretage større ændringer. 

Når det lykkes dig at tilfredsstille en utilfreds kunde, kommer kunden måske tilbage igen. Det viser kunden, at det ligger dig på sinde, hvordan kunden har det med dit produkt eller din tjeneste, og at du er villig til at gøre en indsats for at sikre kundetilfredshed. På den måde har du løst et kundeproblem, samtidig med at du udviser exceptionel kundeservice, som kan føre til henvisninger og gentagne køb.

Her er tre pointer med at tilbyde kunder en klageformular: 

Udlejere kan drage fordel af klageformularer til lejere, fordi det holder dem informeret om ejendommens tilstand og bygningens struktur. Lejere kan informere udlejere om vvs- eller elproblemer og andre sikkerhedsanliggender, der kræver øjeblikkelig opmærksomhed. Klageformularer til lejere kan også fungere som en slags overvågning i nabolaget for beboere til at sikre, at deres naboer overholder lejereglerne i deres lejekontrakt. 

Her er tre pointer med at udlejere tilbyder lejere en klageformular:  

For at få de vigtigste oplysninger ud af din klageformular har vi lavet en kort liste, som du kan bruge, når du brugerdefinerer din skabelon.

Bed om kontaktoplysninger, så du kan undersøge problemet. Den bedste måde at afhjælpe en fejl på er ved at tale med klageren og finde ud af, om tingene er blevet løst. Denne tilgang er den bedste måde at finde ud af, om dine bestræbelser på at korrigere problemet har virket. Klageformularer kan være starten på at have meningsfulde personlige samtaler med medarbejdere og lejere. Desuden giver det en mulighed for at indsamle målrettet indsigt om din virksomhed. 

Sørg for at bede om kontaktoplysninger i din klageformular, så du kan kontakte afsenderen for at få mere uddybende oplysninger om klagen. Ofte er det en udfordring at få en fuldstændig forståelse af et problem i en klageformular. Indsamling af kontaktoplysninger er det første skridt mod at undersøge problemet. Bed om e-mailadresse, telefonnummer og fysisk adresse.  

I nogle situationer kan kunder eller medarbejdere dog være tilbageholdende med at dele en klage med deres navn tilknyttet. Giv dem mulighed for at indsende en anonym klage. Du får måske endda flere oplysninger fra anonyme klager. Udfordringen med en anonym klage er, at du er nødt til at vente for at se, om problemet er løst. Den bedste praksis er at inkludere kontaktoplysninger i din klageformular, men gør det ikke obligatorisk. 

Få så mange oplysninger som muligt for at få en bedre forståelse af problemet.

Inkluder formaterede felter, der gør det nemt for dem, der indsender, at inkludere specifikke oplysninger såsom datoen, hvor problemet opstod. Husk at bede om andre oplysninger såsom klokkeslæt, fordi det spiller en vigtig rolle i undersøgelsen af klager.

 Inkluder felter såsom:

Det giver dig mulighed for at få alle de specifikke oplysninger, der er nødvendige for at reagere på klagen. Jo mere specifikke spørgsmålene i din klageformular er, jo mere detaljerede oplysninger har du til at løse problemet. Hvis du indsamler specifikke oplysninger på forhånd, reducerer du den tid, du skal bruge på at løse problemet, og du undgår at skulle følge op med flere spørgsmål. 

Gør dine klageformularer tilgængelige ved at indlejre dem på dit websted.

SurveyMonkey gør det nemt at indlejre en formular på dit websted. Kunder, medarbejdere og lejere vil sandsynligvis lede efter en virksomheds websted for at give udtryk for deres problemer. Klageformularer skal ligge et sted på dit websted, som de let kan få adgang til. Indlejring af en klageformular på et websted indbyder brugerne til nemt at indgive deres klager uden at registrere sig, logge på eller blive sendt videre til en anden site. 

Det gør det nemt for kunder og andre interessenter at udfylde formularen og få hurtig feedback. Når du indlejrer en klageformular på dit websted, hjælper det dig med at holde fast i dit brand over for dine kunder og sikre, at deres problemer bliver sendt videre til nogen i virksomheden. Med SurveyMonkey-skabeloner kan du tilpasse dine klageformularer ved at inkludere dit logo og dine virksomhedsfarver, så de matcher dit brand.

Husk at inkludere et link til klageformularen på et sted, der er let at finde. Ud over at indlejre klageformularen på websted, er det bedst at inkludere et link til formularen i fx e-mails og nyhedsbreve for at sikre, at dine kunder, medarbejdere og lejere har mere end én måde at få adgang til den på. I et uforudset tilfælde, hvor du måske har et teknisk problem på dit websted, har du stadig et link til klageformularen.

TIP: Har du problemer med at lave spørgsmål til din klageformular? Vores spørgsmålssamling giver dig mulighed for at prøve spørgsmål og endda skræddersy dem til din virksomheds brand. 

Klager kan komme ind når som helst, så hold dine notifikationer tændt.

En klageformular tjener ikke sit formål, hvis der ikke bliver holdt øje med resultaterne. I modsætning til en feedbackformular er klageformularer anderledes, fordi de kan komme ind når som helst. Så det er bedst at holde dine beskeder slået til, så du kan håndtere eventuelle klager, når de kommer ind. 

Sørg for, at øjeblikkelig underretning er konfigureret, så du får besked, når der er indgivet en klage, selv hvis de er sjældne. Hvis du venter for længe med at behandle en klage, kan det resultere i et forsinket svar, som er utilfredsstillende for kunden. Øjeblikkelige underretninger giver dig mulighed for at håndtere hver situation, som de kommer. 

Brug af SurveyMonkeys skabeloner kan gøre det lettere at få en brugbar formular. Vores store samling med spørgsmål til spørgeundersøgelser kan også hjælpe med at spare tid, når det kommer til at tilføje spørgsmål. Vores side med skabeloner til spørgeundersøgelser kan hjælpe dig med at indsætte de rigtige spørgsmål, så du får så mange detaljerede oplysninger som nødvendigt for at undersøge din kunde-, medarbejder- eller lejerklage grundigt. 

Tilmeld dig i dag for at oprette en konto, og vælg et abonnement med SurveyMonkey-formularer, så du kan bruge vores skabeloner til klageformularer og brugerdefinere dem, så de matcher dit brand.