Få det optimale ud af projektstyringssoftware med spørgeundersøgelser og quizzer.

Uanset hvilken rolle du har i et projekt, benytter du dig uden tvivl af en eller anden form for projektstyringsværktøj.

Dit teams evne til at bruge softwaren optimalt er nøglen til at optimere projektstyringsprocessen. Men hvordan sikrer du dig, at dit team udnytter softwaren bedst muligt? Og hvis de ikke gør det, hvad kan du så gøre ved det?

Benytte spørgeundersøgelser og quizzer.

Inden vi når til betydningen af quizzer og spørgeundersøgelser, så lad os tale lidt om hvad projektstyringssoftware er, og hvordan medarbejderne i en organisation typisk bruger det.

Oversigt over projektstyringssoftware

Med projektstyringssoftware kan medarbejderne organisere, planlægge og gennemføre individuelle projekter, inklusive definering af projektleverancer og tidsplaner, uddelegering af opgaver til de rette interessenter og aktivering af samarbejde og kommunikation mellem interessenter.

Projektstyringssoftwarens anvendelsesmuligheder varierer efter medarbejder og jobniveau. Generelt:

  • Medarbejdere i ledende roller ser projekter i et bredere perspektiv

De kan for eksempel oprette og analysere rapporter for de forskellige projekttyper, der arbejdes på. Herigennem kan de se, hvem som arbejder på hvad, og hvor tæt knyttet projekterne er til virksomhedens mål.

  • Medarbejdere i ikke-ledende roller er primært orienteret mod egne projekter

En individuel bidragsyder er ofte optaget af spørgsmål som “Hvornår er der deadline for projektet?", "Hvad er næste trin i projektet?", Hvilke projekter skal jeg fokusere på nu?" for at hjælpe vedkommende med at prioritere tid og energi.

  • Medarbejdere hvis primære opgave er at styre teamets overordnede brug af softwaren

Disse medarbejdere arbejder typisk med drift. Deres ansvarsområder inkluderer at tjekke at projekter styres korrekt, udføres til tiden, og at medarbejderne modtager både rettidig og relevant træning i brug af softwaren.

Da projektstyring er et vigtigt element for mange virksomheder og medarbejdere, findes der selvfølgelig mange platforme med projektstyringssoftware på markedet. Nogle af de mest populære er Trello, Jira, Basecamp og Microsoft Project.

Spørgeundersøgelser identificerer anvendelsesmuligheder og områder til forbedring

Så hvordan bruger dine medarbejdere dit projektstyringssoftware?

Det kan du finde ud af med en spørgeundersøgelse! Her er flere relevante spørgsmål, du kan bruge:

  • Hvorfor bruger du vores projektstyringssoftware?
  • Hvor ofte bruger du i gennemsnit vores projektstyringssoftware?

Svarene på spørgsmålene afslører, hvordan dine medarbejdere kan drage fordel af softwaren og i hvilken grad. Men svarene vil også fortælle dig, hvor softwaren bliver brugt for lidt, enten fordi områderne ikke er så betydningsfulde eller fordi dine medarbejdere ikke er helt trygge ved at benytte det i disse sammenhænge.

En spørgeundersøgelse kan også hjælpe dig med at finde ud af, hvordan dit projektstyringssoftware kan levere mere værdi til teamet. Nogen medarbejdere har svært ved at sige deres mening ansigt til ansigt, men ved at benytte en spørgeundersøgelse – hvor besvarelserne er anonyme, har de en platform, hvor de kan give gennemtænkte og ærlige svar.

Du kan overveje at stille disse spørgsmål:

  • På hvilke af følgende områder vil du gerne se vores projektstyringssoftware forbedret?
  • På hvilke måder vil du gerne kunne bruge vores projektstyringssoftware, som du ikke kan i dag?
  • Hvilke (hvis nogen) af de følgende områder vil du gerne trænes i for at blive bedre til at bruge vores projektstyringssoftware?

Endelig skal du sørge for at inkludere mindst et åbent spørgsmål. Dine medarbejderes svar vil måske overraske dig og hjælpe dig med at træffe bedre beslutninger.

Quizzer er god træning og afslører videnshuller

Quizzer kan hjælpe dig med at få overblik over, hvor meget medarbejderne kender til softwaren og identificere de områder, der kræver mere træning.

Når du vil implementere quizzer, er det første trin at segmentere dine medarbejdere efter jobfunktion. Herefter skal du udvikle en række spørgsmål, henholdsvis lette, moderate og svære, for hver af de jobfunktioner, du har defineret.

Lad os for eksempel sige, at et af segmenterne er ikke-ledende medarbejdere, som benytter softwaren til at styre deres projekter. Disse medarbejdere skal kunne forstå opgaver som disse:

  • Oprette en anmodning (let)
  • Oprette en rapport (moderat)
  • Oprette et brugerdefineret dashboard (svært)

Når du designer din quiz og analyserer resultaterne, skal du have følgende i baghovedet:

  • Du skal lægge mere vægt på spørgsmål, som berører essentielle emner eller som er mere udfordrende sammenlignet med andre. På den måde vil dine endelige resultater fortælle mere om, hvor rutinerede dine medarbejdere er til at bruge softwaren.
  • Hvis en respondent svarer forkert på et spørgsmål, kan du give specifik feedback , som ikke alene fremhæver det korrekte svar, men også forklarer hvorfor det er korrekt. Det giver medarbejderne mulighed for både læring og forbedring.

Du skal identificere de spørgsmål, som oftest blev besvaret forkert. Og herefter skal du se på, hvilke af de forkerte svar, der hyppigst blev valgt. Disse indsigter vil være en stor hjælp, når du efterfølgende skal træne dit team.

Vil du nemt og hurtigt lave en quiz til dine medarbejdere? Vil du udnytte et eller flere af ovenstående tips? Prøv vores online værktøj til quiz. →

Dit projektstyringssoftware hjælper din organisation med at nå jeres mål. For at få det optimale ud af din software skal du bruge tid på at undersøge, hvordan det bliver brugt, hvor det giver mindre værdi, og hvordan medarbejderne kan få mest nytte af træning. Quizzer og spørgeundersøgelser vil give dig den indsigt, du har brug for, til at adressere hvert af disse områder.

Se, hvordan SurveyMonkey kan vække din nysgerrighed