Introduktion

Møder optager en stor og stadig stigende andel af medarbejdernes arbejdstid. Organisationer med en produktiv mødekultur er mere innovative, mere profitable, og har større kunde- og medarbejdertilfredshed.

Der er mange ledelsestiltag som organisationer kan tage for at udvikle og forbedre møder. Great Meetings har en komplet Meetings Survey som tilpasses den enkelte organisation, som er udviklet for at sikre en bevidst og prioriteret strategisk tilgang til indsatser for kontinuerligt at forbedre møderne i organisationen. Denne Meeting Mini-Survey giver gennem viden og spørgsmål,  motivation til at ledelsen fokuserer på møder og interaktioner.  
 
Mini-undersøgelsen er baseret på 16 korte spørgsmål og tager ca. 5 minutter at gennemføre. (Den fulde Great Meetings undersøgelse er mere omfattede og indkluderer dataindsamling fra ledere, mellemledere og medarbejdere). I forbindelse med hvert spørgsmål deler vi viden og indsigter om møder relateret til det konkrete spørgsmål.

Du skal svare på din oplevede grad af enighed med hvert enkelt udsagn. Den oplevede grad af enighed går fra helt uenig (1) til helt enig (7).
 
Tak, fordi du viser interesse for møder og mødekultur. Vi håber det giver dig inspiration til at arbejde med at øge produktiviteten af møderne i din organisation.

Question Title

* 1. Personlig information (bliver kun brugt til dialog om mini-undersøgelsen)

Du giver tilladelse til at vi kontakter dig med viden og indsigter om møder. Alle oplysninger bliver behandlet fortroligt og GDPR sensitive oplysninger vil automatisk blive slettet.

Question Title

* 2. Hvor stor er din organisation?

Organisations størrelse
Størrelsen på en organisation er korreleret til kvantiteten  af møder - jo større organisation des flere møder og behov for samarbejde. Udfordringen er at vi skal sikre at alle arbejder mod samme mål, at der ikke er medarbejdere som arbejder med at løse den samme udfordring, og at samarbejdet og møderne sikre høj produktivitet og fremdrift.

Vidste du ...
at medarbejdere i større organisationer ugentligt bruger 5 time mere på møder og mødeforberedelse end ansatte i mindre organisationer.

Spørgsmål
Har I for mange møder?

Question Title

* 3. Hvilken type er din organisation?

Organisationstype
Der forskel på private og offentlige organisationer i den tid vi bruger i møder, hvilket hænger sammen med arbejdskulturen.

Vidste du ...
at medarbejdere i offenlige virksomheder bruger 2,5 time mere på møder om ugen end privat ansatte.

Spørgsmål
Bruger I for meget tid i møder?

Question Title

* 4. Hvad er dit funktionsniveau?

Funktionsniveau
Jo højere lederfunktion des flere møder.

Vidste du ...
at en funktionær bruger 17,5 time på møder og mødeforberedelse ugentligt, mens at en topleder bruger 25 timer.

Spørgsmål
Bruger alle funktionsniveauer mødetid optimalt i din organisation?

Question Title

* 5. Hvilke arbejdskultur er mest beskrivende for den måde du arbejder sammen med din nærmeste kollegaer?

Arbejdskulturen
Uanset hvilken arbejdskultur som er mest beskrivende for dit arbejde er samarbejdet en stadig mere betydende, større og voksende del af vores arbejdskultur. Samarbejde medfører interaktioner, kommunikation og møder, hvilket igen betyder at møder bliver en stadig mere central del af alle arbejdskulturer. Forskellige personprofiler og arbejdskultur er afgørende for brugen og værdien af møder, og at en one-size-fits all tilgang formindsker produktiviteten markant.

Vidste du ...
at medarbejdere i en konkurrence arbejdskultur oplever møder 40% mindre værdifulde end medarbejdere i samarbejdende arbejdskulturer. 

Spørgsmål
Tager I højde for personprofiler og arbejdskultur når I designer møder og interaktioner?

Question Title

* 6. Møder har stor betydning for vores organisation og forretning

Mødeværdi
En forudsætning for at prioritere mødekulturen er en erkendelse af at møder er afgørende for produktiviteten i organisationer og forretninger. Meget få organisationer arbejder fokuseret med mødeværdien på ledelsesniveau, på trods af at vi ved at vi kan øge produktiviteten signifikant gennem forbedringer af mødekulturen.

Vidste du ...
at under 10% af organisationers ledelser arbejder fokuseret med udvikling af mødekulturen. 

Spørgsmål
Har ledelsen taget ansvaret for mødekulturen i din organisation?

Question Title

* 7. Møderne i vores organisation har høj kvalitet

Mødekvalitet
Mange møder opleves som værende  tid som kunne være blevet brugt mere produktivt på andet arbejde. 

Vidste du ...
at 40% af møder opleves som bedre brugt på andet eller som spild af tid.

Spørgsmål
Hvor meget tid spilder i møder?

Question Title

* 8. Vi har en fælles forståelse for hvordan et godt møde ser ud?

Mødekultur
Et er møderegler og retningslinier - noget helt andet er en fælles forståelse og tilgang til møder og produktivitet. De fleste organisationer har en mødekultur som er habituelt udviklet og forankret i organisationen og hos den enkelte leder. 

Vidste du ...
at en typisk dansk organisation mister næsten 1 arbejdsdag pr. medarbejder om ugen i møder - møder hvor medarbejderen oplever at have kunne brugt tiden mere produktivt.

Spørgsmål
Har I udviklet en fælles forståelse og sprog for værdifulde møder?

Question Title

* 9. Vi arbejder fokuseret med at eliminere eller digitalisere møder

Digital mødekultur
Digitaliseringen skaber hurtigt og accelererede muligheder for at mødes og interagere digitalt. Samtidigt ændre vores adfærdsmønstre og forventninger til interaktioner og møder. Digitale videomøder bliver stadig mere udbredt, og det bliver hovedsageligt valgt fordi de umiddelbart er effektive - eller at vi er forhindret i at mødes analogt. 

Vidste du ...
at specifikt tilpassede retningslinjer for digitale møder øger værdien signifikant på f.eks. Zoom, Teams eller andre  videomøder. Samtidigt stiller digitale møder større krav til overholdelse af retningslinjerne. 

Spørgsmål
Har I specifikke regler og retningslinier for digitale møder?

Question Title

* 10. Digital intern e-mail kommunikation har i vores organisation høj kvalitet 

E-mail kultur
E-mail kommunikation bruges ofte som en effektiv substitut for et kort møde eller telefonsamtale. En overdreven brug af e-mail hvor vi spammer hinanden er samtidigt korreleret med en mødekultur med lav produktivitet. Det er bl.a. fastslået at åbne kontorlandskaber - modsat mindre kontorer - skaber en stigning i op til 40% i interne e-mails mellem medarbejderne. 

Vidste du ...
at et face2face møde om en anmodning eller information er 34 gange mere effektivt end en e-mail.

Spørgsmål:
Modtager I for mange interne e-mails i jeres organisation?

Question Title

* 11. Vi holder møder hvor formålet er vigtigt for alle deltagere

Mødemålsætninger
Målsætninger - og fælles målsætninger som er vigtige for alle deltagerne er afgørende for produktive møder. Hvis et møde er vigtigt nok for den enkelte deltager vil motivationen og engagementet tale for sig selv.

Vidste du ...
at jo længere møderdeltagere  kommer fra de umiddelbare arbejdsopgaver des højere oplevelse af spildtid i møder.

Spørgsmål
Er mødedeltagere i din organisation engagerede i møderne? 

Question Title

* 12. Vi bidrager alle aktivt og tager ejerskab for fremdrift i møder

Mødebeslutninger
For lidt fremdrift - tomgang eller tilbagegang. Gode møder med fremdrift  er korreleret med produktivitet, medarbejderglæde, innovation, innovation og fremdrift.

Vidste du ...
at resultater for fælles beslutninger langt overstiger "ideel" beslutninger - hovedsageligt fordi alle tager medejerskab.

Spørgsmål
Skaber I sammen beslutninger i møder eller er de givet på forhånd?

Question Title

* 13. Vi har de kompetencer der er nødvendige for at skabe, gennemføre og deltage i værdifulde møder

Mødekompetencer
Kompetencer er meget andet end mødeledelse før under og efter mødet. Det omfatter også forståelsen og indsigt i målinger, målsætninger, involvering, design af beslutningsprocesser, samarbejde, mødedesign, faciliteter, mm. Større kompetencer kan begrænse "hygiejne" fejl og mangler.  

Vidste du ...
at den mødeansvarlige overvurdere sine egne møder med over 50% i forhold til mødedeltagernes oplevelse af kvaliteten. 

Spørgsmål
Har alle medarbejdere i organisationen kompetencer til at gennemføre værdifulde møder?

Question Title

* 14. Vi har faciliteter, teknologier og processer som understøtter kvaliteten af møder

Møderammer
Kan vi skabe øget produktivitet og arbejdsglæde gennem at designe de rigtige rammer?. Ja, men det er alene et af flere redskaber til at øge produktiviteten og fremdriften gennem interaktioner og møder mellem medarbejderne.  

Vidste du ...
at der i tidssvarende design af arbejdspladser sker en mange dobling af  formelle og uformelle mødesteder og mødelokaler 

Spørgsmål
Kan I altid nemt og hurtigt finde egnede digitale eller fysiske mødesteder?

Question Title

* 15. Vi kan skabe værdi ved at arbejde fokuseret med vores mødekultur

Mødepotentiale
Møder er vidnessamfundet svar på industrisamfundets produktionslinier, men vi har ikke sammen vidensbaserede tilgang til møder, samarbejder og interaktioner. I videnssamfundet udfører værdiskabelsen hovedsageligt af samarbejdet og interaktionen mellem mennekser. Værdiskabelsen er vendt se figur.... 

Vidste du ...
at hierarkisk ledelse i  udviklingsmøder skaber dårligere resultater end møder hvor mødedeltagere er ligestillet.

Spørgsmål
Har ledelsen i jeres organisation taget lederskabet og ansvaret for mødekulturen?

Question Title

* 16. Har du bemærkninger eller kommentarer du ønsker at tilføje?

T