Effektiv kommunikation omkring nedskæringer i firma

Læs mere om, hvordan en nedskæringsrunde kommunikeres i firmaet – og hvad det næste skridt er.

Nedskæringer er svært for et firma, og afskedigelse af medarbejdere er en kompleks og udfordrende opgave. Medarbejdere, som forlader firmaet, oplever et mylder af følelser, såsom vrede, sorg og angst. De tilbageværende medarbejdere har også bekymringer angående forøgede arbejdsbyrder og deres egen skæbne.

Effektiv kommunikation er afgørende under personalenedskæringer. Hvis firmaets fundamentale besked er godt forberedt og velovervejet, vil processen være nemmere. Gennemsigtighed og passende kommunikation vil også reflektere positivt på firmaets brand, selvom personale afskediges.

For at hjælpe dig med at navigere denne svære, men ikke usædvanlige situation, har vi sammensat nogle primære overvejelser og gode råd om, hvordan nedskæringer kan kommunikeres til medarbejdere.

Inden du begynder at kommunikere med medarbejdere, er det nødvendigt at skabe en kommunikationsplan med gennemtænkte, transparente og konsekvente meddelelser fra den øverste ledelse. Det er vigtigt, at meddelelsen er tydelig, når den præsenteres for medarbejderne. Meddelelserne kan også blive offentliggjort, så forbered e-mails, ofte stillede spørgsmål og en pressemeddelelse. Din meddelelse bør frem for alt være transparent og ærlig.

Uvished kan føre til angst og uengagerede medarbejdere. Ved at være transparent og give oplysninger så hurtigt som muligt kan du undgå problemer såsom begyndende rygter. Gennemsigtighed forhindrer også firmaet i at miste de resterende medarbejderes tillid. Det vil være svært at forhindre nyheder om afskedigelser i at sprede sig på grund af den udbredte brug af sociale medier, så sørg for, at din strategi er at eksekvere kommunikationsplanen så hurtigt og effektivt som muligt, begyndende med de berørte medarbejdere.

Al kommunikation med både de berørte og tilbageværende medarbejdere bør være åben og ærlig angående, hvorfor disse afskedigelser finder sted. Vær åben omkring, hvorfor personalenedskæringer er nødvendige, og oplys om, hvilke andre muligheder der blev overvejet, implementeret eller afvist. Hvis du hele vejen igennem har været transparent overfor medarbejderne, bliver de mindre overrasket over nyhederne og vil være mere modtagelige for din kommunikation.

Når det er muligt, skal meddelelser om afskedigelse gives til berørte medarbejdere i 1:1 møder med en leder, som de stoler på. Sæt nok tid til side til at hjælpe dem med at bearbejde oplysningerne, men hold møderne korte nok til at forhindre, at diskussioner og rygter cirkulerer, når afskedigede medarbejdere kommunikerer med kolleger. Medarbejdere har ofte spørgsmål, når et firma har nedskæringer. Tilbyd dem en måde at kommunikere med ledelsen på, efter mødet er overstået, eftersom de måske har flere spørgsmål, efter de har haft tid til at tænke over nyhederne.

Afhold videokonferencer for fjernarbejdere eller hybridarbejdere, som ikke er på kontoret, for at give dem nyhederne ansigt til ansigt. Selvom de ikke er på stedet, fortjener de den samme mulighed for at høre nyhederne fra en betroet leder på en respektfuld måde.

Vær medfølende, og giv tydelige og direkte oplysninger til de medarbejdere, hvis job vil blive berørt. Selvom du måske føler dig stresset, er det vigtigt, at måden du kommunikerer på afspejler din medfølelse. Lad disse medarbejdere vide, hvilken slags fratrædelsesordning eller goder de kan forvente, og hvilken støtte der vil blive givet til dem. Udvis empati og undgå firmaterminologi. 

Husk, at dine eksisterende medarbejdere vil holde øje med, hvordan du håndterer situationen. Efter afskedigelserne har du brug for, at de har en positiv tankegang, og det vil hjælpe at se din medfølelse med deres tidligere kolleger.

Din kommunikation med de tilbageværende medarbejdere vil have en stærk indflydelse på den fremtidige medarbejdertilfredshed. Du skal være parat til at håndtere svingende følelser, når disse medarbejdere bearbejder nedskæringen og dennes konsekvenser for deres egne roller og ansvar.

De, som ikke blev afskediget, kan opleve en slags skyldfølelse over at have "overlevet" nedskæringerne, der kan medføre nedsat produktivitet og moral. Forvis de tilbageværende medarbejdere om, at deres job er sikkert, og forbered dig på at håndtere ændringer i virksomhedskultur og medarbejderengagement.

Ledelsen skal træde frem for at forklare årsagerne bag nedskæringerne samt virksomhedens plan fremadrettet. Dette vil hjælpe med at genskabe tilliden til organisationen og forvisse medarbejderne om, at virksomheden vil fortsætte med at fungere gnidningsfrit. 

Følgende tiltag vil hjælpe dig med at kommunikere med medarbejderne for at mildne angst og komme videre efter nedskæringen:

  1. Afhold møder: Gennemsigtighed er altafgørende på dette tidspunkt. Hvad enten du vælger at at henvende dig til alle medarbejderne på én gang eller i mindre grupper, skal de forstå rationalet for nedskæringerne og planen for virksomhedens fremtid.
  2. Forklar afskedigelserne: Forklar, hvorfor det var nødvendigt med nedskæringerne, hvor mange medarbejdere der blev berørt, hvordan beslutninger om afskedigelse blev truffet, de godtgørelser, de berørte medarbejdere får, og hvordan virksomheden vil komme videre. Ved at give disse oplysninger kan du forhindre frygt om det uvisse og lette noget af den angst, som de kan lide under.
  3. Besvar spørgsmål: Medarbejdere har ofte spørgsmål, de gerne vil have besvaret, når en virksomhed har nedskæringer. Håndter spørgsmål med medfølende svar. Følelserne vil sandsynligvis være høje efter afskedigelserne. Vær forberedt på at besvare spørgsmål angående virksomheden som et hele såvel som teams.
  4. Håndter roller og ansvar: Afskedigelser resulterer generelt i en omfordeling af opgaver. De tilbageværende medarbejdere har brug for redegørelser for ændringer i rapporteringsstrukturer, arbejdsbyrder og skiftende forventninger.
  5. Løbende gennemgang af arbejdsbyrder: Lad de tilbageværende medarbejdere vide, at deres ledere vil overvåge deres arbejdsbyrder og er åbne for drøftelser om, hvordan man tilpasser sig nye opgaver og ansvar.
  6. Forklar hvordan virksomheden vil komme videre: Del det positive, du forventer at se som et resultat af disse ændringer i arbejdsstyrken. Dette vil hjælpe medarbejderne med at føle, at de arbejder sammen med dig mod et fælles mål.
  7. Etabler et kommunikationshub: Hvad enten du bruger dit firmas intranet, Slack-kanaler eller noget andet, bør du udpege et primært sted for vigtige firmanyheder. Lad medarbejdere vide, hvor det er, og brug det konsekvent til opslag.

Glem ikke, at det at lytte er nøglen til kommunikation. Samtidigt med at du sørger for, at du får dit budskab igennem, er det vigtigt, at du lytter til dine medarbejderes frygt og bekymringer. Du har et budskab, der skal leveres, men det vil gavne medarbejderne, lederne og virksomheden at lytte til medarbejdernes svar, erkende deres følelser og svare med empati.

Som nævnt før, bør du forvente, at kommunikationen bliver offentliggjort. En del af din kommunikationsplan bør inkludere en pressemeddelelse til eksterne interessenter. Det er vigtigt, at du er den første, som nyhedskilder og kunder hører om virksomhedens nedskæringer fra, så du kan styre beretningen. Dette bør ske kort tid efter jeres interne kommunikation angående nedskæringerne.

Eksterne interessenter vil ofte have mange spørgsmål, når der er nedskæringer i en virksomhed. Kommunikation med eksterne interessenter bør kontekstualisere og præcisere begrundelsen for nedskæringen for at reducere mængden af spørgsmål, de måtte have. Inkluder de tiltag, der vil blive gjort for at støtte de berørte medarbejdere, herunder fratrædelsesgodtgørelse, ressourcer, der tilbydes til at hjælpe med fremtidig ansættelse og andre former for støtte, der ydes af din organisation. 

Forvis kunder og interessenter om, at deres serviceydelser ikke vil blive berørt af nedskæringerne. Lad dem vide, at der vil ske en intern omstrukturering, og at de vil blive holdt orienteret om eventuelle ændringer i de teams, de normalt arbejder sammen med.

Vær opmærksom på, at medierne vil kigge dig over skulderen, og selvom du ikke kan styre, hvad de siger, vil dit konsekvente budskab til alle medarbejdere og interessenter hjælpe med at forhindre, at historien løber løbsk. 

Klar, transparent og effektiv kommunikation er kritisk under nedskæringer. Det er afgørende at skabe en kommunikationsplan, der giver dig mulighed for hurtigt at komme videre gennem processen. Transparent kommunikation er den bedste måde at forhindre nedskæringer i at plette dit brand.

Følg op kort tid efter nedskæringen ved at lave en spørgeundersøgelse om medarbejdertilfredshed med de tilbageværende medarbejdere. Brug de indsamlede data til at træffe informerede beslutninger om forbedring af virksomhedskulturen, ændringer på arbejdspladsen og opmuntring af de tilbageværende medarbejdere.
SurveyMonkey har løsninger til alle dine behov inden for spørgeundersøgelser og marketing. Opret en gratis konto i dag. Det er nemt! Du kan også vælge det abonnement, som er det helt rigtige for dig.